28 de junho de 2012

Cobrança de mensalidades escolares: dicas práticas.


A cobrança judicial de mensalidades escolares em atraso não é “mamão com açúcar”.

A inadimplência nas instituições particulares, em alguns casos, pode atingir percentuais que inviabilizam o negócio. Sendo assim, é preciso de um sistema próprio de “gestão de créditos” para que a recuperação dos créditos seja efetiva quando houver necessidade de cobrança judicial, mas, sobretudo, que seja aos poucos construído um percentual menor de inadimplemento dos alunos. As duas coisas caminham juntas e dependem do planejamento da gestão financeira. Vejamos hoje algumas dicas práticas para ajudar sua instituição! 

É preciso, por exemplo, mensalmente, identificar cada caso de inadimplemento e, se possível, atuar de forma pontual.

Muitas vezes o atraso se dá porque um dos pais ficou desempregado, porque os pais se separaram, alguém ficou doente e exigiu gastos imediatos, etc. descobrindo isso a instituição pode gerenciar essa crise ao lado do aluno, oferecendo desde já mecanismos de acordo extrajudicial eficazes para garantir o ensino, manter o aluno até que a crise se resolva, e efetivamente ter títulos jurídicos hábeis a, se o caso, buscar o crédito através de ações judiciais.

Outro exemplo típico é o controle do diário de classe. Muitos alunos abandonam o curso, mas não formalizam o trancamento da matrícula.

Nestes casos os professores e coordenadores são os maiores aliados do departamento financeiro, pois ao identificar algo do tipo, devem avisar a secretaria e o financeiro, para que adotem providencias para regularizar a situação. Entrando em contato com o aluno transforma-se a inadimplência em trancamento de matrícula, juntamente com possível acordo, ou seja, mais uma vez, a instituição produz instrumento jurídico que lhe auxiliará futuramente em possíveis ações judiciais.

A jurisprudência algumas vezes se posiciona no sentido de dizer que não se pode cobrar do aluno que não freqüentou as aulas aquele período, portanto, ao final do ano letivo nem adianta querer cobrar todos os meses – sendo assim, é melhor acabar com o assunto o quanto antes. Até para que o setor financeiro esteja certo que não é inadimplência, pois o aluno não estuda mais na instituição.

Outra forma muito útil de organizar a gestão de crédito é a organização de rodadas de negociação em conjunto com o departamento jurídico.

Prepara-se um ambiente propício para o acordo, convida-se alunos e ex-alunos, com datas, horários e até mesmo valores de parcelamento e descontos previamente agendados. Muitos devedores só esperam uma boa oportunidade para negociar suas dívidas! É como organizar um feirão de veículos, chama a atenção do interessado e o nome já indica que é algo especial!

Outra dica, muito importante mesmo, é a manutenção atual do cadastro do aluno e seus responsáveis, quando o caso.

É comum o aluno entrar na instituição, estudar ali por quatro anos seguidos, ficar devendo no último ano, mas seu cadastro ter sido feito no primeiro. Quando os advogados preparam a primeira carta de cobrança ou mesmo quando os advogados entram com a ação judicial vem a notícia: aquele aluno não mora mais ali, não usa mais aquele telefone, sequer possui aquele email. Torna-se alguém sem endereço e, por isso, não há ação judicial que consiga recuperar esse crédito!

Por isso, é muito importante, semestralmente, a secretaria (mesmo que com o apoio dos professores) realizar uma renovação dos dados cadastrais, de modo a permitir, futuramente, caso seja necessário, que os dados sejam efetivos para que a recuperação do crédito aconteça.
São exemplos simples de um cotidiano que precisa ser planejado e gerido de forma eficaz. O caixa da instituição agradece!

Luis Fernando Rabelo Chacon é advogado com experiência na gestão e na atuação jurídica em prol de instituições de ensino.

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